Vypnutý JavaScript

Zpracování účetnictví se může na začátku podnikání zdát jako nadlidský úkol. Malé firmy a drobní podnikatelé proto obvykle přesouvají starosti s papírováním, fakturami a složenkami na interní nebo externí účetní. Pokud patříte mezi podnikatele, kteří rádi hledají nové výzvy, můžete si vše potřebné nastudovat sami a účetnictví zpracovávat na vlastní pěst. Počítejte ale s tím, že účetnictví vyžaduje, aby se mu zodpovědný člověk věnoval pravidelně a trvale.

Po přehledu základních účetních pojmů vám nyní přinášíme praktické rady, které se týkají možností při zpracování účetnictví, účetních programů a důležitých termínů, které vaše firma nesmí propásnout.

Potřebujete účetního?

Zdají se vám výdaje za účetního zbytečné? Vyhnout se jim můžete snadno, stačí si jen dobře rozmyslet, jestli jste jako podnikatel schopný vést si účetnictví spolehlivě sám. Jedná se ovšem o dost složitý závazek, u kterého se navíc často a nepravidelně mění pravidla. Mnohem častější i praktičtější je proto situace, kdy firmám zpracovává účetnictví interní nebo externí účetní specialista. Na kterého z nich „vsadit“ raději?

Hlavní výhodou interního účetního je, že ho ve firmě můžete mít neustále k dispozici. Veškerou účetní administrativu tedy může řešit okamžitě a mimo jiné máte i přesnou představu o tom, kolik hodin věnuje své práci. Finanční situace firmy je navíc choulostivá záležitost, kterou byste měli svěřit do rukou jen diskrétním prověřeným lidem – a interního zaměstnance můžete k mlčenlivosti snadno zavázat pracovní smlouvou. Komunikace s vlastním zaměstnancem je také obvykle jednodušší.

Jestliže máte malou firmu a nepotřebujete služby účetního denně, bývá ovšem finančně výhodnější tuto práci svěřit specialistovi mimo vaši firmu. Pro externího účetního byste se měli rozhodnout především v případě, kdy máte omezené časové a zaměstnanecké kapacity. Interní zaměstnanci se tak mohou věnovat hlavní náplni vašeho podnikání a neztrácet čas účetnictvím.

Ať už se rozhodnete pro interního nebo externího účetního, hlavní jsou jeho schopnosti. Musí mít především široký přehled o aktuálně platných zákonech a vyhláškách souvisejících s účetnictvím. Neobejde se ani bez dobrých organizačních schopností, které zaručí pořádek ve vašich firemních dokumentech. Kvalitní účetní navíc dokáže ušetřit firmě i peníze, například snížením daňového základu.

Elektroničtí pomocníci se vyplatí

Na zpracování jednoduchého účetnictví se v minulosti používaly jen jednoduché tabulky v Excelu. Dnes už naštěstí můžete využívat řadu účetních programů, které se vyplatí i malým firmám. Představují sice náklad navíc, ale bohatě ho vrátí úsporou času účetního.

Při výběru účetního programu a jeho konkrétní verze hraje roli především velikost firmy. Malá firma totiž od programu bude potřebovat podstatně méně funkcí než velký podnik.

Nejdříve musíte zvážit, jaké požadavky má účetní program splnit a kdo ho bude používat. Některé účetní programy jsou uživatelsky náročnější a méně technicky zdatný uživatel by s nimi mohl mít potíže. Důležitá je i úroveň podpory, kterou poskytuje výrobce účetního programu. Pokud se vyskytne nějaký problém, budete potřebovat rychlou pomoc. Dejte si také pozor na to, jestli výrobce svůj program pravidelně aktualizuje podle platných vyhlášek.

Mezi trojici nejoblíbenějších ekonomických a účetních programů v Česku patří Pohoda od společnosti Stormware, Money S3 od firmy Solitea a HELIOS od Asseco Solutions. Důkladné porovnání nejlepších účetních programů a jejich dílčích verzí najdete například na portálu Váš Pomocník.

Nepropásněte důležité termíny

Největší úskalí účetnictví představuje pro firmy daňové přiznání. Dejte si především dobrý pozor na to, abyste ho podávali včas, jinak riskujete penále od finančního úřadu.

Daňové doklady a daňovou evidenci musíte povinně archivovat 10 let.

Termíny odevzdání daňového přiznání se mění podle toho, jestli vám s účetnictvím pomáhá daňový poradce nebo si ho zpracováváte sami. Současně závisí i na způsobu, jakým přiznání podáváte (papírovou nebo elektronickou formou). Letos jsou navíc termíny pro odevzdání daňového přiznání posunuté kvůli pandemii koronaviru.

Kromě daňového přiznání musíte odevzdat také přehled o příjmech a výdajích zdravotním pojišťovnám a České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ). Obvykle se podává do měsíce po daňovém přiznání. Ale pozor! Vláda sice letos posunula termíny odevzdání daňového přiznání, ale termín odevzdání přehledů zůstává stejný.

Termínů, které musíte z pohledu účetnictví v průběhu roku dodržovat, je ještě víc. Jejich kompletní seznam najdete například na webu Finanční správy. Zvažte tedy opravdu důkladně, jestli starost o účetnictví přenecháte účetnímu, který by o všech termínech měl mít dokonalý přehled, nebo to zvládnete vlastními silami.

Za správnost účetnictví nese odpovědnost vždy podnikatel, ne účetní. Avšak vedle zvládnutého účetnictví se vyplatí myslet také na vhodně nastavené podnikatelské pojištění.