Když je firmě nejhůř, musí přepnout na krizové řízení

To nejhorší z koronavirové pandemie máme už snad za sebou, ale problémy podnikatelů tím ještě neskončily. Na všechny nyní dopadá energetická krize, která ohrožuje stabilitu mnoha firem a živnostníků. Pokud bude i vaše podnikání čelit existenčním problémům, potřebujete urychleně zavést krizové řízení.

9 minut čtení 06.03.2023

Obrázek ke článku Když je firmě nejhůř, musí přepnout na krizové řízení

Podnikání není v žádné době nic pro slabé žaludky, přesto má své tradiční výhody. V posledních třech letech ale podnikatelům k běžným starostem s kontrolami z úřadů, zaměstnanci, pojištěním, reklamou, kvalitním podnikatelským plánem, konkurencí a dalším výzvám přisadila své i příroda a letos vše korunovala rekordní inflace. To už mohlo zacloumat stabilitou nejen podnikatelských nováčků, ale i mnoha zkušených a tradičních firem.

Naštěstí ale existuje pomoc i tehdy, když firmu zasáhne krize. V takových případech je nutné rychle spustit krizové řízení firmy. V tomto článku se podíváme na to, jaké máte možnosti, pokud se vaše firma ocitne v problémech, se kterými si už sami přestáváte vědět rady.

Připravte se na krizové situace

To nejlepší pro vaši firmu samozřejmě bude, když se do krize vůbec nedostane. Není to přitom otázka štěstí, ale dobrého plánování. Musíte především pečlivě hlídat náklady. Zkuste jednotlivé náklady ve vaší firmě roztřídit do kategorií podle toho, jak se vážou na výkonnost firmy. Velmi často se stává, že ve firmách platí univerzální Paretovo pravidlo – 80 % činností, a tedy i nákladů, firmám přináší pouze 20 % procent zisku. A zbylých 20 % procent činností firmě naopak vydělá 80 % zisku.

V rámci přípravy na zvládnutí krize se proto vyplatí rozdělit firmu na dílčí úseky. Nemusíte to dělat rovnou organizačně, ale bude se vám hodit mít v tom naprosto jasno aspoň na papíře. Pokud by pak ke krizové situaci někdy skutečně došlo, zvládnete rychle odpojit ty úseky, které spotřebovávají většinu nákladů, ale přitom přinášejí jen málo zisku. A to i za cenu toho, že celkový zisk o něco klesne. Nejvíc samozřejmě budete muset chránit ty úseky, které se sice mohou zdát z hlediska nákladů relativně malé, ale ve skutečnosti tvoří hlavní zisk firmy.

Když ve firmě nastane krize

Krize nastává tehdy, když vedení firmy přestane zvládat běžnou denní operativu. Během krize se hraje především o čas. Krizi je potřeba co nejrychleji vyřešit, protože její delší trvání by mohlo vést až k zániku firmy.

Krizový management nebo také krizové řízení je soubor opatření, která jsou určena pro řízení firem v době trvání náhlých i dlouhodobých problémů, tedy v krizi. Především takové, která zásadně ohrožuje ekonomickou stabilitu a provozuschopnost firmy. Krize může být z pohledu firmy nejen ekonomická (chybí peníze), ale také třeba personální (nedostatek zaměstnanců), bezpečnostní (únik klíčových informací), provozní (živelní pohroma) nebo kybernetická (útok hackerů, selhání informačních technologií).

Krizové řízení v praxi

První věcí, kterou si musíte uvědomit, je samotný fakt, že nastala krize. V tom lepším případě jste na krizi připraveni a víte, jaké úseky firmy zvládnete dočasně omezit, aniž byste ohrozili stabilitu firmy. V horším případě vás krize zastihne nepřipravené. V obou případech je ale výchozí bod stejný – musí následovat rozhodnutí, že není možné dál pokračovat ve stávajícím způsobu vedení firmy a běžném provozu. Přestávají zkrátka platit předešlé plány pro běžný provoz, které s krizí nepočítaly.

Tip: Pokud vaší firmě chybí peníze, zkuste ušetřit na provozních výdajích firmy.

Stejně tak důležité je zachovat si chladnou hlavu a zdravý rozum. I když to může být velmi náročné především psychicky, nenechte se ovládnout panikou a pečlivě si popište aktuální situaci i její dopady. Pak začněte hledat řešení krize a lidi, kteří tato řešení dokážou zrealizovat v praxi. Pro zvládnutí krize je nutné vyřešit především pět klíčových kroků.

Výběr krizového manažera

V krizové situaci je klíčová role člověka, který bude během krize řídit celý tým. Nejloajálnějším člověkem ve firmě je obvykle její majitel. Ten je proto prvním kandidátem na pozici lídra pro řízení krize. Samozřejmě ale jen v případě, že se na to sám cítí.

Další možností je stávající vedení firmy, ale to obvykle přímo nebo nepřímo zodpovídá za krizovou situaci, proto se často vyhledává pomoc externího krizového manažera. Ten se dokáže dívat na situaci firmy nezaujatým a objektivním pohledem, není zatížený vnitrofiremními vztahy a bez „osobních vazeb“ tedy může mnohem snáze nastavit potřebná pravidla, která mají firmu zachránit.

Krátkodobý i dlouhodobý plán

Základem řešení krizové situace je krátkodobý operativní plán. Krizové plánování vyžaduje jasné krátkodobé cíle a citlivou improvizaci. Musíte najít především odpověď na otázku, v jakých oblastech firma ušetří peníze a kde vydělá nové. Sestavte několik pravděpodobných scénářů vývoje a popište si kroky, které je budou provázet.

Můžete třeba omezit výrobu jen na šest hodin denně a vyrábět pouze pro odběratele, kteří platí včas. Omezte také veškeré nezbytné provozní náklady, třeba služební cesty nebo výdaje za informační technologie, zredukujte své zásoby na skladě, zkuste prodloužit splatnosti přijatých faktur a domluvit s vašimi obchodními partnery zvýhodnění v oblasti nákupních cen i dodacích podmínek. Naopak třeba na platy zaměstnanců nebo základní marketing sáhněte až úplně nakonec.

Je samozřejmě nezbytné pamatovat i na dlouhodobé cíle, díky nimž se v budoucnu předejde podobné krizové situaci. Krátkodobé i dlouhodobé cíle řešte v praxi odděleně, ale plánujte je ve vzájemné návaznosti.

Nové rozdělení práce

Během krize musíte výrazně přenastavit stávající procesy ve firmě a určit, kdo a co přesně bude v novém nastavení dělat. Vůbec není od věci stanovit každému zaměstnanci denní i týdenní cíle. Snažte se vyhnout externím nákladům a některé činnosti zvládnout sami – typicky třeba úklid.

Nezapomeňte také nastavit, kdo zastoupí klíčové zaměstnance třeba při nemoci, protože žádný z „ozdravných“ procesů se ve firmě nesmí zastavit. Organizaci práce vždy přizpůsobte konkrétní krizové situaci.

Interní komunikace

Během krizového řízení firmy je nezbytné zajistit spolehlivý tok informací ke všem zaměstnancům. Krizový tým musí najít a začít používat rychlý komunikační kanál, přes který budou proudit zaručené a nezkreslené informace. Všechny důležité informace musí být dostupné na jednom místě a neustále aktuální. Můžete založit třeba firemní skupinu na platformě WhatsApp, rozesílat pravidelné e-maily nebo vytvořit denně aktualizovanou „krizovou“ nástěnku na nejfrekventovanějším místě ve firmě.

Kontrola funkčnosti krizového řízení

Pro majitele firmy a krizový management je nezbytná zpětná vazba od zaměstnanců firmy. Díky ní můžou posoudit, jestli jsou krizové procesy správně plněny a jak jsou účinné. Zaměstnanců se ptejte nejméně každý týden a motivujte je, aby vám zpětnou vazbu přinášeli sami.

Zpětnou vazbu můžete získávat nejen osobně, ale také elektronicky třeba prostřednictvím e-mailů nebo Formulářů Google. Kontrolovat musíte především správnost porozumění a pochopení krizových procesů, protože v krizi musí být všechny kroky plněny včas a v plném rozsahu.

Potřebujete krizového manažera?

Složitě přemýšlet nad tím, jestli potřebujete krizového manažera, je úplně zbytečné. Firma, která se ocitne v závažných problémech, krizového manažera zkrátka potřebuje, a to naprosto nezbytně. Ať už je to člověk ze stávajícího managementu firmy nebo „zvenčí“, musí být především schopný pracovat v náročném prostředí a mít vysokou odolnost proti stresu. Je nutné, aby uměl pokládat důležité a nepříjemné otázky a dokázal na ně také najít odpovědi.

Tip: Nemáte ve firmě nikoho vhodného na pozici krizového manažera, ale nedokážete zaplatit ani služby externího zkušeného specialisty? Pak můžete zkusit najít pomoc v online prostředí. Například na internetovém portálu Vlastní cesta si můžete objednat online kurz věnovaný krizovému managementu.

Z krize vyjdete silnější

Krize může ve firmě vypuknout ze spousty příčin. Každá z nich přitom vyžaduje trochu jiný plán řešení. Abyste vaše podnikání dokázalo případné krize přežít, musíte zajistit plnou spolupráci a pochopení celého týmu. Počítejte s tím, že krize připraví vašemu týmu těžkou zkoušku a někteří zaměstnanci z firmy odejdou. Na těch, kteří vaší firmě zůstanou loajální i během krize, ovšem můžete stavět s mnohem větší důvěrou a z krize tak vyjít silnější.

Se silným a kvalitním týmem zaměstnanců a pečlivou přípravou krizových opatření se dá zvládnout každá krize. Nepodceňujte proto žádnou situaci, kdy se firmě přestane dařit, a včas řešte operativní krizový management.

Dvanáctero krizového manažera

Před krizí: