Elektronický podpis: Praktická pomůcka, která šetří čas
Moderní technologie jsou pro nás už tak samozřejmé, že si bez nich neumíme představit náš život. Běžnou věcí se staly i elektronické podpisy, takže není třeba už běhat po úřadech a firmách jenom kvůli našemu autogramu. Stačí to udělat online i z domova.
6 minut čtení
Už žádné ztrácení času čekáním na poště nebo cestováním na schůzky jen kvůli podpisu. Elektronický podpis, který umožňuje ověření identity a souhlasu s dokumenty online, otevírá dveře k efektivnějšímu a ekologičtějšímu způsobu práce. Je přístupný kdekoli a kdykoli. Tato praktická pomůcka se ukazuje důležitou pro sektor pojišťovnictví, který je historicky zatížený papírovou administrativou.
Jak vlastně funguje elektronický podpis? Není to nic složitého, dá se to zvládnout v několika krocích. Důležité je vědět, že existují různé stupně, jak lze smlouvy podepisovat, ať už jde o plně podepsaný online dokument či kombinaci elektronického a fyzického podpisu.
Co je to elektronický podpis?
Jedná se o náhradu klasického ručního podpisu. Umožňuje nám elektronicky odsouhlasit obsah jakéhokoliv dokumentu nebo smlouvy. Pro plnou právní platnost je však třeba, aby váš elektronický podpis splňoval určité požadavky stanovené zákonem. Musí být spojen s identitou podepisující osoby.
Jak si zařídit elektronický podpis?
1. Vyberte si důvěryhodného poskytovatele elektronického podpisu
Existuje mnoho různých poskytovatelů služeb elektronických podpisů, v zahraničí jsou to Adobe Sign, DocuSign, SignEasy nebo HelloSign. V České republice jsou tři poskytovatelé certifikačních služeb, na který je elektronický podpis založen. A to Česká pošta, eIdentity a První certifikační autorita. Každý z nich má svůj postup na získání certifikátu online, který lze zřídit nejen pro fyzickou osobu, ale také pro podnikatele nebo firmy. V případě České pošty je potřeba získat certifikát osobně na poště s vyplněnou žádostí.
2. V čem lze podepisovat
Každý poskytovatel nabízí svým předplatitelům aplikaci či rozhraní, ve kterém lze elektronický podpis uskutečnit. Po úspěšné registraci máte připravený osobní prostor, kam lze nahrávat dokumenty, které chcete podepisovat elektronicky. Tyto dokumenty mohou být ve formě PDF, Word, Excel nebo jiných podporovaných formátů.
3. Podepisování a odeslání dokumentů
Jakmile máte vše nastaveno, můžete začít se samotným podpisem dokumentů. Obvykle stačí nahrát dokument do aplikace a podepsat ho elektronicky. Po dokončení podpisu můžete dokument uložit a odeslat. Většina platforem umožňuje odeslat podepsaný dokument e-mailem nebo ho stáhnout ve formátu PDF.
4. Správa podepsaných dokumentů
Můžete sledovat a spravovat podepsané dokumenty přímo z platformy poskytovatele. To zahrnuje sledování stavu podpisu, jeho úpravu a přístup k archivovaným dokumentům. Nezapomeňte si přečíst podmínky, protože uložiště může být omezené, podobně jako datová schránka. Pozor také na to, jak dlouhé předplatné zvolíte, poskytovatelé nabízí standardně rok.
Stupně elektronického podpisu
Existují různé stupně elektronického podpisu, které se liší v závislosti na způsobu ověření identity a úrovně zabezpečení.
Jednoduchý elektronický podpis
Nejjednodušší forma elektronického podpisu, která nevyžaduje žádné speciální ověření identity. Může se jednat například o sken ručního podpisu připojený k dokumentu. Využít jej můžete při žádosti o cestovní pojištění, povinné ručení nebo při změnách v již existujícím pojištění (údaje o pojištěnci).
Pokročilý elektronický podpis
Vyžaduje pokročilé ověření identity, jako je například použití certifikátu, který je vydán důvěryhodným poskytovatelem. V Česku tedy výše zmíněnými třemi institucemi. Vyžadován může být u smluv o životním pojištění nebo při finančních transakcích.
Kvalifikovaný elektronický podpis
Nejvyšší stupeň zabezpečení, který je v souladu s evropskou legislativou (eIDAS). Vyžaduje speciální certifikát a hardware pro podepisování. Setkat se s ním můžete u podepisování dlouhodobých smluv nebo při pojištění majetku.
Generali Česká pojišťovna poskytuje svým klientům pokročilý elektronický podpis, který splňuje veškeré právní požadavky a zabezpečení. Tento typ podpisu je dostačující pro většinu běžných pojistných smluv a dokumentů. Setkat se s ním můžete například při online komunikaci s vaším poradcem, který vás provede podpisem smluv díky aplikaci ePodpis přímo od Generali.
Kombinace elektronického a ručního podpisu
Pokud byste uvažovali o možnosti, že k podpisu konkrétního dokumentu nebo smlouvy využijete elektronický podpis a druhá strana jej podepíše ručně, mějte se na pozoru. Když elektronicky podepsaný dokument vytisknete a dodáte k podpisu druhé straně, tak tímto momentem ztrácí váš elektronický podpis svou originalitu. Nejedná se tedy o originál. Do stejné situace se však můžete dostat například při oskenování ručního podpisu.
Možnosti tak máte tři, nejjednodušší je podepsat dokument z obou stran elektronicky. Nebo vytvořit dvě verze dokumentu, který podepíše jedna strana ručně a druhé vyhotovení druhá strana elektronicky. Oba dokumenty musí být autentické a odkazovat vzájemně na sebe. Třetí variantou je zapojit notáře, který ověří pravost podpisů a dokumentů.
Protože se v Generali České pojišťovně snažíme o usnadnění všech úkonů, zjednodušujeme proces podepisování dokumentů a umožňujeme rychlé a efektivní uzavírání smluv. Pro elektronický podpis máme dokonce svoji aplikaci do mobilu ePodpis. A navíc to šetří spoustu papíru, což zapadá do naší strategie být odpovědný pojistitel. Všechny dokumenty pak najdou naši klienti v Klientské zóně.
Mohlo by Vás zajímat:
