Vypnutý JavaScript

Každá úřední kontrola má svá specifika. Rozdíly nenajdete jen mezi různými orgány, ale záleží i na velikosti úřadů a místu působnosti. A odlišný přístup můžete očekávat i od jednotlivých kontrolorů. Přesto vám můžeme nabídnout obecné rady, které vám pomůžou při každé kontrole.

10 kroků, jak zvládnout úřední kontroly

1. Seznamte se se svými právy a povinnostmi.

Je důležité, abyste měli přehled o tom, co od vás stát vyžaduje. Povinnosti se liší zejména podle typu vašeho podnikání. Například pro e-shop s botami budou platit jiná pravidla než pro autodopravce. Neméně důležité je seznámit se se svými právy. To vás může zachránit, pokud by úřad nejednal podle pravidel.

2. Využijte rad odborníků.

Pokud jsou pro vás kontrolní úřady velká neznámá, neváhejte se obrátit na patřičné odborníky. Užitečné pro vás budou služby účetního a daňového poradce. Není na škodu kontaktovat i advokáta, který vám zajistí přehled o aktuálně platných zákonech a pomůže vypracovat důležité dokumenty. Můžete se obrátit třeba i na odborníky řešící bezpečnost na pracovišti.

3. Dodržujte všechny aktuálně platné vyhlášky a zákony.

Jedině dodržování zákonů vás může uchránit před zbytečnými nepříjemnostmi a pokutami. Vaše výrobky musí odpovídat technickým požadavkům, pracoviště musí být bezpečné… Povinností je mnoho, ale jak se říká, jen s poctivostí dojdete nejdál.

4. Buďte připravení na kontroly ze všech úřadů.

Je možné, že vás za celé podnikání nepotká ani jedna kontrola. Raději ale počítejte s možností, že se na vás může sesypat i celý řetězec kontrol od různých úřadů – a nezřídka dokonce více kontrol najednou.

5. Ověřte si, jestli je popis vaší živnosti aktuální.

Stává se, že firmy postupem času do své nabídky přidají novou službu nebo začnou vyrábět další výrobky. Každou úpravu svého podnikáni ale musíte nejprve nahlásit úřadům, aby vaše živnostenské oprávnění bylo platné.

6. Mějte vždy připravené potřebné dokumenty.

„Alfa a omega“ úřadů je pořádek v papírech. Zjistěte si, jaké formuláře různé orgány vyžadují, a mějte je vždy připravené. Užitečné je i online zálohování, díky kterému máte všechny dokumenty neustále po ruce.

7. Buďte otevření a spolupracujte.

Nesnažte se při kontrole „mlžit“ a kontrolorům něco důležitého zatajovat. Pokud byste odmítli spolupracovat, hrozila by vám pokuta za nesoučinnost. Na druhou stranu, nemusíte uvádět nic, co úřad nutně nevyžaduje vědět. Mohlo by vám to zbytečně uškodit, protože stejnou věc mohou dvě strany pochopit úplně jinak.

8. Zkontrolujte si svůj spis.

Každý úřad si o kontrole vaší firmy bude vést složku, do které můžete nahlížet. Bude obsahovat i důkazy, které proti vám kontrolor (ne)nashromáždil.

9. Mějte lidský přístup.

Kontroloři jsou také jenom lidé. Pokud k nim zaujmete vstřícný postoj, budete mít větší šanci, že se k vám zachovají stejně. I v případech, kdy kontroloři najdou nějaké drobné nesrovnalosti, se s nimi většinou můžete domluvit na možnosti okamžité nápravy.

10. Nahrajte si audio/video záznam kontroly nebo si přizvěte svědka.

Pokud by nastal během inspekce nějaký problém, může být užitečné mít nahraný vlastní záznam průběhu. Kromě toho máte také právo přizvat si svědka. Na složitější kontroly se vyplatí pozvat si odborníka, který se vás zastane a poskytne cenné rady.

Které úřady chodí nejčastěji na kontroly?

Mezi tři úřady, z jejichž návštěvy mají podnikatelé největší obavy a zároveň se řadí mezi nejčastější, patří Finanční úřad, Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) a zdravotní pojišťovny.

Finanční úřad může provádět daňovou nebo finanční kontrolu. V prvním případě se zaměřuje na plnění daňových povinností firmy a týká se všech podnikatelů. Finanční kontrola se naopak zaměřuje jen na podniky, které jsou příjemci veřejných finančních prostředků, například dotací.

ČSSZ kontroluje plnění povinností zaměstnavatelů ohledně důchodového a nemocenského pojištění.

Kontroly zdravotních pojišťoven se zaměřují na správné placení zdravotního pojištění za zaměstnance.

Jak kontrola probíhá?

Průběh jednotlivých kontrol se liší na základě toho, který úřad vás navštívil. Některé přitom zahajují kontroly samy od sebe. To se stává hlavně v případech, kdy vaše podnikání nějakým způsobem vybočuje z normálu – pokud třeba vykazujete nadměrné odpočty DPH nebo se u vás stal vážný úraz na pracovišti. Úřady si na vás budou chtít posvítit také tehdy, když nebudete řádně plnit své povinnosti, například jestliže se výrazně opozdíte s placením. Inspekce se uskutečňují také na základě udání; ta můžou přijít od jiných úřadů, zákazníků, konkurence nebo třeba vašich zaměstnanců.

Úřady své návštěvy často ohlašují předem a můžete se s nimi dohodnout na vhodném termínu. V jiných případech ale naopak chodí neohlášeně, jako například pracovníci České obchodní inspekce, kteří se u kontrolních nákupů nejprve chovají jako běžní zákazníci.

Inspektoři se vám pokaždé musí oficiálně prokázat služebním průkazem. V průběhu kontroly si inspektoři mohou vyžádat předložení nezbytných dokumentů a vstupovat do prostor, které s prohlídkou bezprostředně souvisí. Po skončení inspekce vás musí informovat o výsledcích a sepsat protokol se všemi náležitostmi. Pak budete mít možnost v určité lhůtě podat námitky. Pokud si úřad bude i dále trvat na svém, dá se proti jeho rozhodnutí odvolat.

Co firmě hrozí, pokud inspektor odhalí problém?

Častým trestem při odhalení problémů bývají peněžní pokuty. Ty mohou být různě vysoké, vždy záleží na druhu přestupku. Pokud je provinění závažné, podnikatelům hrozí zákaz činnosti, zabavení majetku nebo i trestněprávní postih. Když se ale jedná o pouhé „maličkosti“, úřady se často snaží podnikatelům vyjít vstříc a nabídnou jim možnost nápravy do určitého termínu.

Důkladná příprava na kontroly z úřadů je záruka ochrany vašeho podnikání. Nezapomeňte ji doplnit i o vhodné podnikatelské pojištění, které vám pomůže předejít mnoha nepříjemnostem a finančním ztrátám.