Jak si poradit s firemním účetnictvím I.: základní pojmy
Podnikatelé často považují účetnictví za nutné zlo, se kterým se musí nějak poprat. Obvykle na poslední možnou chvíli. Firmy také často opakují stále stejné chyby, které jim později komplikují život. Poradíme vám, jak se ve firemním účetnictví zorientovat.
4 minuty čtení
Kvalitně zpracované účetnictví poskytne dokonalý přehled o tom, jak si vaše firma vede po hospodářské stránce. Stačí ale malá chyba v účetních dokumentech a firma může přijít o tisíce korun. Čím později takovou chybu odhalíte vy nebo finanční kontrola, tím větší bude vaše finanční ztráta, protože stát chyby neodpouští. Takovému riziku se ale dá předejít. Přečtěte si, co účetnictví obnáší. Ze všeho nejdřív si však ujasněte, jestli je pro vás vedení účetnictví povinné.
Máte povinnost vést účetnictví?
Všichni podnikatelé neboli „právnické osoby“, kteří si úspěšně vyřídili živnostenské oprávnění, musí evidovat a vykazovat státu přehled o své činnosti. Jejich povinností tedy je vést si přehled o finančních příjmech a výdajích své firmy.
Některým firmám stačí vést jednodušší daňovou evidenci. Ta obsahuje přehled majetku, závazků, příjmů a výdajů. Mezi takové firmy patří především příspěvkové organizace, spolky, odborové organizace, nadační fondy, bytová družstva nebo obecně prospěšné společnosti.
Většina firem má ovšem podle zákona povinnost vést složitější účetnictví – neboli účetnictví v plném rozsahu. Tato povinnost se týká každé firmy nebo podnikatele, kteří jsou zapsaní v obchodním rejstříku, a stejně tak i fyzických osob, jejichž obrat za předchozí rok přesáhne 25 milionů korun. Účetnictví samozřejmě můžou dobrovolně vést i ti, kdo v rejstříku nejsou zapsaní.
Co účetnictví obnáší?
Účetnictví poskytuje přehled, jak si firma finančně vede a hospodaří. Obsahuje všechny záznamy o stavu a pohybu aktiv (například vlastního majetku a příjmů ze své činnosti, tedy pohledávek) a pasiv (například finančních závazků a bankovních půjček, tedy toho, co musí firma zaplatit). Účetnictví také shrnuje informace o nákladech a výnosech firmy.
V rámci účetnictví podnikatelé zpracovávají daňové přiznání k dani z příjmu, dani z přidané hodnoty a případně dalším typům daní. Pokud si založíte novou firmu, v základním nastavení nejste plátcem daně z přidané hodnoty (DPH). K plátcovství DPH se musíte přihlásit v případě, kdy během 12 měsíců překročíte celkový obrat jednoho milionu korun, jinak se vás tato povinnost netýká. K plátcovství daně se můžete také kdykoli přihlásit i dobrovolně, třeba hned od začátku podnikání.
Přihlášku k registraci DPH musíte podat do 15 dnů po skončení kalendářního měsíce, ve kterém překročíte obrat jednoho milionu korun. Plátcem DPH se pak stáváte od prvního dne druhého měsíce následujícího po měsíci, ve kterém obrat překročíte. To znamená, že pokud překročíte celkový milionový obrat například v dubnu, do 15. května musíte podat přihlášku k DPH a od 1. června se stáváte plátcem daně.
Evidence daně z přidané hodnoty
Jakmile se stanete plátcem DPH, začnete fakturovat DPH také zákazníkům, odvádět ho státu a musíte si vést evidenci DPH. Budete muset pravidelně podávat i přiznání k DPH, kontrolní a souhrnná hlášení, zpracovávat účetní uzávěrky. V prvním roce po přihlášení k plátcovství DPH je zdaňovací období vždy povinně měsíční. Od druhého celého kalendářního roku po registraci za plátce DPH můžete případně požádat o přechod na čtvrtletního plátce – pokud tedy za rok nevyděláte víc než deset milionů a nejste nespolehlivý plátce (nemáte dluhy na daních).
Jako plátci DPH se řídíte jednoduchou logikou. Když prodáte nějaké své zboží nebo službu včetně DPH (zákazník vám tedy zaplatí cenu včetně daně), musíte tuto daň odvést státu. A naopak, pokud sami nakoupíte nějaké zboží včetně DPH (tedy daň zaplatíte jinému prodejci), máte poté nárok, aby vám stát zaplacenou daň vrátil.
Firmy odvádějí DPH ve třech různých sazbách. Zboží a služby obecně podléhají 21 % sazbě, pokud nejsou v zákonu o DPH uvedeny na seznamu zboží a služeb, které podléhají snížené sazbě. Ten je docela široký a pravidelně se mění. Do skupiny se sníženou sazbou 15 % patří například potraviny, krmiva nebo zdravotnické pomůcky. Nejnižší snížená sazba 10 % se vztahuje například na kojeneckou výživu, bezlepkové potraviny nebo léky.
Vedení účetnictví není nic jednoduchého a vyžaduje, aby se mu někdo pravidelně věnoval. Důkladně si proto rozmyslete, jestli jste schopni si veškerou agendu pohlídat sami nebo starost o účetnictví raději přenecháte spolehlivému účetnímu, který vše potřebné vyřeší za vás. Praktické rady ohledně zpracování účetnictví, včetně přehledu výhod a nevýhod zaměstnání vlastního účetního, jsme pro vás připravili v dalším článku.
Nezapomeňte, že kromě kvalitně vedeného účetnictví je pro firmu důležité také vhodně sestavené podnikatelské pojištění.
