Jak zvládnout platební morálku zákazníků a klientů
Správa platební morálky zákazníků je nezbytným úkolem každé firmy. Poradíme vám, jak si nastavit podmínky, hlídat jejich plnění i uplatňovat sankce a případná další řešení tak, abyste se připravili co nejlépe na situace, která vás čekají.
8 minut čtení
Nastavení zdravé platební morálky
Zajištění včasné a spravedlivé platby za poskytnuté produkty nebo služby je nezbytné pro udržení vaší finanční stability a plynulého provozu podniku. V tomto článku vám představíme různé nástroje, se kterými nastavíte platební morálku ve své firmě.
Na začátek se budeme věnovat správnému nastavení podmínek, pak průběžným kontrolám plnění a až nakonec řešením a opatřením, které se týkají neplatících.
1. Nastavení podmínek platby v podobě smlouvy
Základem pro platební morálku je správně nastavená smlouva mezi vámi a zákazníkem/klientem. Ještě předtím je však možné provést předběžnou kontrolu bonity zákazníka, tedy provést důkladnou kontrolu jeho finanční stability. Můžete tak získat přehled o klientově platební historii a současné schopnosti splácet závazky.
Do kontroly se můžete pustit sami, například přes dostupné databáze, listy a seznamy, jako například katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík a další. Pokud ovšem chcete komplexní obrázek, můžete se obrátit na specializované agentury, které poskytují informace o bonitě firem i jednotlivců. Analyzují velký balík dat, že kterého pak vyčtou potencionální rizika. Nejedná se přímo o ratingové agentury, které slouží především bankám, investorům nebo státním institucím, ale rating a scoring do svých reportů využívají.
Po provedení kontroly přichází na řadu příprava smlouvy. Stanovte konkrétní lhůty pro splacení. Při stanovování zohledněte dobu na vystavení faktury i samotné provedení platby podle podmínek způsobu a splatnosti, jaké byly ujednány.
Dále doporučujeme uvést vyhovující možnosti platby, jako je bankovní převod, platební brána či inkaso. Nakonec stanovte jasné sankce pro případ, že dojde k prodlení. Může jít o úroky z prodlení nebo sankční poplatky, kdy zákazník zaplatí procenta z celkové částky navíc, či omezení služeb, kdy klientovi budou omezeny/ upřeny služby.
Důležité je také specifikovat odpovědnosti obou stran a závazek zákazníka k včasnému a správnému uhrazení platby. A víte, že je dokonce možné se si nechat pojištění smluvních záruk?
2. Fakturujte, hlídejte a hlavně komunikujte
Fakturujte vždy včas. Ujistěte se, že faktury obsahují všechny relevantní údaje, jako jsou fakturační údaje, termíny platby a způsoby platby. Klient by měl z faktury přesně vědět kolik, za co a jakým způsobem platí.
Jakmile máte faktury odeslané, evidujte si každou z nich a pravidelně sledujte stav jejich zaplacení. Pokud faktura zůstane nezaplacená po splatnosti, aktivně kontaktujte zákazníka a požádejte ho o vysvětlení. Komunikace s klientem ohledně nezaplacených faktur je důležitá pro identifikaci potenciálních problémů či nedorozumění a přináší prostor pro vytvoření řešení.
3. Uplatňování sankcí a další případná řešení
Jakmile se opakovaně setkáte s porušením platební lhůty, je na místě uplatnit sankce, které jste dříve stanovili ve smlouvě.
Pokud má zákazník dlouhodobé potíže s okamžitým uhrazením celé částky, ale i tak si ho chcete nadále udržet, nabídněte mu splátkový plán. Stanovíte v něm nové podmínky a dohodnete se na pravidelných splátkách, které jsou pro zákazníka splnitelné.
Jakmile všechny možnosti selžou a zákazník/klient stále odmítá platit, můžete zvážit obrácení se na právní služby, nebo podání soudní žaloby k vymáhání dluhu. To vyžaduje konzultaci s právním expertem, sestavení žaloby obsahující relevantní informace, podání žaloby u soudu a samozřejmě účast v soudním řízení. Tato cesta je velmi nákladná, ale může být nezbytná k obhájení vašich zájmů.
Když zákazníci neplatí včas, nebo vůbec
Správná příprava smlouvy vám umožní vymezit prostředí, v jakém budete s klientem fungovat. Je důležité stanovit si podmínky platby, ale také sankce. Není nutné je uplatňovat v uvedeném pořadí. Vše je otázkou komunikace a povahy dané situace. Podmínky se dají měnit a vždy by měly odpovídat potřebám obou stran.
Správně zvolená taktika v případě zpožděné, nebo dokonce chybějící platby může pozitivně ovlivnit jméno vaší firmy. V některých případech je tak vhodnější nechat si poradit od odborníka, tedy od právníka či finančního poradce.
Mohlo by vás dále zajímat:
