Nástup nového zaměstnance: Na co nezapomenout?
Začali jste podnikat a chcete přijmout svého prvního zaměstnance? Nebo plánujete přibrat do pracovního týmu vaší firmy nového člena? Poradíme vám, co byste si měli pohlídat při jeho nástupu.
7 minut čtení
Příchod nového zaměstnance do firmy sice obvykle provázejí velká očekávání a pozitivní motivace, ale administrativně se jedná o náročnější proces. Jako zaměstnavatel musíte ze zákona splnit několik administrativních úkonů a zapomenout na některý z nich by se vám rozhodně nevyplatilo. Mohli byste pak být nepříjemně překvapeni pokutou až 200 tisíc korun.
Pečlivá příprava potřebných dokumentů a samotného pracoviště navíc na nového zaměstnance udělá výborný první dojem. To se vám jakožto zaměstnavateli vyplatí, protože to pomůže hned od začátku budovat loajalitu nového zaměstnance k vaší firmě. Když do něj vložíte čas a peníze, stojí za to se ho snažit udržet ve firmě na dlouhou dobu. V tomto článku se dočtete, jak se o jeho bezproblémový nástup postarat po administrativní stránce.
Vyplňte nezbytné „papíry“
Nástup nového zaměstnance s sebou přináší pořádnou dávku byrokracie. Při přijetí nového člověka musíte uzavřít pracovněprávní vztah, tedy podepsat pracovní smlouvu, a to nejpozději v den jeho nástupu.
Pracovní smlouva musí obsahovat: práva a povinnosti zaměstnance, popis náplně práce, místo výkonu, den nástupu do práce, výši platu, způsob a termín vyplácení mzdy, délku dovolené a informace o tom, jak se stanovuje, týdenní pracovní dobu a její rozvržení, výpovědní dobu a případné informace o kolektivních smlouvách.
Shromážděte dokumenty od zaměstnance
K podepsání smlouvy budete potřebovat několik dokumentů od zaměstnance. Mezi ně patří především prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, doklad o ukončeném vzdělání a doklady nutné k výkonu práce, jako je například řidičský průkaz. Pokud není novým zaměstnancem čerstvý absolvent, potřebujete ještě potvrzení o zaměstnání – tedy potvrzení, které dostal od předchozího zaměstnavatele po ukončení pracovního poměru.
Před svým nástupem musí nový zaměstnanec také projít lékařskou prohlídkou a dodat potvrzení o tom, že je zdravotně způsobilý vykonávat danou práci. Některé profese navíc vyžadují takzvanou bezúhonnost, to znamená doložení výpisu z trestního rejstříku. Platí to například pro advokáty, policisty nebo sociální pracovníky.
Pokud chcete uchovávat osobní údaje zaměstnance, na které nemáte právní důvod (jako jsou například fotografie), musíte od něj získat jeho písemný souhlas se zpracováním osobních údajů. Ten ale nesmí být přímou součástí pracovní smlouvy, protože si ho nemůžete „vynutit“.
Pohlídejte si své ohlašovací povinnosti
Jako zaměstnavatel musíte dodržet registrační povinnost pro několik státních institucí. Do osmi dnů od nástupu nového zaměstnance musíte nahlásit nového kolegu jako svého zaměstnance do jeho zdravotní pojišťovny a také na okresní správu sociálního zabezpečení. Pro tyto účely použijte tiskopis Hromadné oznámení zaměstnavatele. Najdete ho například na webu České správy sociálního zabezpečení nebo jednotlivých zdravotních pojišťoven.
Pokud je váš nový zaměstnanec v insolvenci, musíte jeho insolvenčnímu správci a soudu (nebo jiné instituci, který vydala nařízení o srážkách ze mzdy) oznámit, že u vás tento člověk nastoupil na pracovní úvazek. To samé platí, pokud je zaměstnanec v exekuci.
Připomeňte možnost podepsat „růžový papír“
Zaměstnanec si u vás může vyplnit také dokument Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, známý také jako Prohlášení k dani z příjmů nebo lidově „růžový papír“. Podpisem tohoto dokumentu potvrzuje způsob odvádění záloh na daň z příjmů.
Prohlášení také slouží k tomu, aby mohl zaměstnanec za dané zdaňovací období (rok) uplatňovat slevu na poplatníka a další slevy na dani, například za vyživované děti, studentské, invalidní nebo na manžela / manželku. Formulář najdete na stránkách Finančního úřadu.
Zajistěte zaměstnanci povinné školení
Ze zákona máte jako zaměstnavatel povinnost zaměstnanci zajistit školení o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci (BOZP). A to bez ohledu na počet zaměstnanců nebo obor, ve kterém podnikáte. Bez adekvátního školení BOZP jednoduše žádný zaměstnanec nesmí nastoupit do práce.
Zvažte i další školení, která můžete zaměstnanci nabídnout. Je nutné, abyste zaměstnanci pořádně vysvětlili, jaká má práva a povinnosti a zasvětili ho do běžného chodu firmy. Později také určitě čas od času ocení pravidelná školení, která ho budou posouvat dál i profesně.
Nezapomeňte na pojištění
Zákon vám také nařizuje platit za každého zaměstnance pojištění odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Toto úrazové pojištění ale nepokrývá zdaleka všechna zdravotní rizika a pokud k nějakým takovým u zaměstnance dojde, musíte zaplatit náhrady sami. Proto se velmi vyplatí zvolit doplňkové úrazové pojištění.
Se zaměstnancem můžete také uzavřít písemnou dohodu o hmotné odpovědnosti. Tu firmy obvykle uzavírají v případech, kdy jim hrozí, že by mohla vzniknout škoda na majetku nebo například peněžní ztráta.
Různé typy pojištění představují také atraktivní zaměstnanecké benefity pro zaměstnance. Můžete zaměstnanci nabídnout a hradit třeba skupinové rizikové životní pojištění, pojištění odpovědnosti (lidově takzvaná „pojistka na blbost“), cestovní pojištění nebo třeba doplňkové penzijní spoření. Více informací o pojištění jako o lákavém bonusu pro zaměstnance si můžete přečíst v našem dalším článku.
Neváhejte se ohledně nabídky zaměstnaneckých výhod obrátit na Generali Českou pojišťovnu, která má v tomto oboru dlouholeté zkušenosti. Rozvoji benefitů pro zaměstnance se v ní věnuje samostatný tým Employee benefits, který dokáže pro každého podnikatele vytvořit speciální nabídku na míru.
Mohlo by vás zajímat:
