Proč si vést peněžní deník
Dokonalý přehled ve firemních financích je naprosto klíčový pro úspěšný chod vašeho podnikání. Abyste ho získali, měli byste si vést peněžní deník. Vysvětlíme vám, jak by měl vypadat a k čemu všemu se vám bude hodit.
9 minut čtení
Finance vaší firmy můžou ohrozit především dvě věci: nedostatek peněz a špatná organizace. Špatný přehled v účtech nebo fakturách vede k poplatkům z prodlení. Ledabylá administrativa a nesledování cash flow (toku hotovosti) může vést i k velmi vážným finančním krizím. Proto byste měli využívat veškeré užitečné nástroje, které máte k dispozici, aby si udrželi přehled ve firemních penězích.
Velmi užitečnou pomůckou je peněžní deník, který patří mezi nejdůležitější součásti daňové evidence. Vedení peněžního deníku vám pomůže udržet pořádek ve finančních tocích a všech transakcích, které ve vaší firmě proběhly. Přečtěte si, co přesně je peněžní deník, jaké může mít podoby a s čím vám pomůže.
K čemu slouží peněžní deník?
Peněžní nebo také finanční deník se od roku 2004 oficiálně nazývá deník příjmů a výdajů. V praxi ale běžně uslyšíte nové i staré označení. Jedná se o přehled, kam podnikatelé zaznamenávají všechny příjmy a výdaje související s jejich činností. Vytváří se na základě dokladů a výpisů z účtů.
Je to v podstatě záznam všech provedených účetních transakcí firmy. Každá transakce má v deníku svůj vlastní řádek s kolonkami na vyplnění detailů. Z těchto poznámek pak mimo jiné zjistíte, jaký obrat firma v daném období měla.
Peněžní deník je součástí daňové evidence (dříve známé jako jednoduché účetnictví). Ta má poskytnout kompletní přehled o příjmech a výdajích, majetku a dluzích a je na samotném podnikateli, jakým způsobem tuto evidenci povede.
České zákony nenařizují, jak má daňová evidence vypadat. Celou daňovou evidenci tedy můžete bez problémů vést sami třeba v Excelu. Měla by to být jednoduchá tabulka, která bude obsahovat údaje o vašich příjmech a výdajích, majetku a závazcích. Daňová evidence je svým způsobem velmi zjednodušená a zredukovaná forma účetnictví, ale není účetnictvím v pravém slova smyslu. Slouží ke stanovení základu daně z příjmu, kterou musíte zaplatit státu.
Začínající podnikatelé často tápou v tom, jestli mají vést právě daňovou evidenci, nebo účetnictví. Daňová evidence stačí jen fyzickým osobám, které se nestaly tzv. účetní jednotkou, tedy jejich obrat za minulý kalendářní rok nepřekročil 25 milionů korun a nejsou zapsány v Obchodním rejstříku. Všichni ostatní podnikatelé a firmy musí povinně vést účetnictví. Někdy ale není potřeba vést ani daňovou evidenci – v případě, kdy budete uplatňovat výdaje procentem z příjmů nebo budete odvádět paušální daň.
Jak vést peněžní deník?
Zákon podnikatelům neukládá přesnou formu, jak má deník příjmů a výdajů vypadat. Může mít tedy různou podobu. Vést ho můžete na papíře, v tabulkovém programu (jako je třeba Microsoft Excel, Calc, Google Sheets) nebo v účetním programu. Posloužit vám může například iDoklad, iÚčto, Účtovna nebo Fakturoid – v základní verzi jsou tyto nástroje dostupné zdarma.
Peněžní deník můžete mít jeden společný pro všechny příjmy a výdaje dohromady. Pokud ovšem spolupracujete pravidelně s konkrétními partnery nebo klienty, můžete si vést deník pro každou spolupráci zvlášť. Menším podnikatelům bude bohatě stačit jedna excelová tabulka nebo papírový sešit.
Podnikatelé se mohou rozhodnout, jestli v přiznání k dani z příjmů budou své náklady prokazovat po jednotlivých položkách (k čemuž potřebují doklady a účtenky), nebo uplatní tzv. paušální výdaje. Výše se odvíjí od druhu podnikatelské činnosti, odvozuje se jako procento z příjmů a má určitý „strop“. Například u živnostenského podnikání je paušální výdaj 60 % z příjmů, nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 1 200 000 Kč. Pokud tedy uplatňujete výdaje paušálně, do peněžního deníku nemusíte zaznamenávat jednotlivé výdaje, stačí přehled o příjmech, ze kterých se vypočítává daň. Deník si ale můžete vést v kompletní verzi pro vlastní potřebu a lepší přehled.
Co patří do peněžního deníku?
Do finančního deníku se zapisují všechny příjmy a výdaje, tedy platby v hotovosti i pohyby na bankovním účtu. Patří sem především příjmové doklady z pokladny, přijaté a vydané faktury, interní doklady nebo výpisy z bankovního účtu. Při vedení deníku byste měli zapisovat několik základních údajů o obsahu informací a jejich označení:
-
Datum, kdy transakce proběhla.
-
Typ dokladu (pokladní doklad nebo bankovní výpis) a jeho číselné označení.
-
Popis transakce (za co jste peníze utratili nebo získali).
-
Rozlišení příjmu od výdaje (poznámku o druhu transakce).
-
Rozlišení, jestli jde o daňový nebo nedaňový příjem nebo výdaj (to je důležité pro zahrnování příjmů do základu daně a pro odečitatelné položky od základu daně).
-
Přehled o přijaté a zaplacené DPH (pokud jste plátcem DPH).
-
Výši platby.
Každé transakci (příjem a výdaj) věnujte jeden řádek v peněžním deníku. Dbejte na to, abyste si zapisovali správná data uskutečnění transakcí. Díky tomu získáte jasnou představu o hospodaření a výnosech za dané časové období. Dejte si také pozor na rozlišování daňově účinných příjmů a výdajů, tedy na položky ovlivňující základ daně. Každý daňový údaj musíte doložit příslušným dokladem (účtenkou nebo fakturou).
Podnikatelé se před podáním daňového přiznání snaží do účetnictví zahrnout co nejvíce nákladů a tím snížit tak svou daňovou zátěž – svůj základ daně totiž mohou snížit o tzv. daňově uznatelné (účinné) náklady. To jsou náklady, které: souvisí s ekonomickou činností podnikatele (přímo souvisejí s chodem firmy za účelem dosažení nebo udržení příjmů), jsou prokazatelné (fakturami, smlouvami nebo účty) a jsou evidované (zahrnuté v účetnictví nebo daňové evidenci). Mezi typické daňově uznatelné náklady patří běžné provozní výdaje, jako je nákup materiálu na výrobu, mzdy, spotřeba energie, pronájem prostor k podnikání a podobně. Naopak sem ale nepatří například pohoštění obchodních partnerů. Doklady k příjmům a výdajům daňově účinným musíte archivovat. Pokud nejste plátcem DPH, povinnost platí tři roky. Pro plátce DPH povinnost archivace trvá 10 let.
Výhody peněžního deníku
Deník příjmů a výdajů neznamená jen nutnou povinnost navíc, přináší vám i řadu výhod. Tou nejdůležitější je, že znáte své skutečné výdaje, což je při řízení podnikání (nebo třeba při uvažování o úvěru) naprosto zásadní. Zároveň nezapomenete daňově uplatnit všechny výdaje, na které máte nárok. A kromě toho ještě získáte dobré podklady nejen pro zjištění základu daně z příjmů a k sestavení daňového přiznání, ale také pro potřeby daňového nebo finančního poradce, jejichž služby byste časem mohli chtít využívat.
Peněžní deník je tedy základní pomůcka podnikatele, díky které si perfektně utřídíte informace o financích vaší firmy. Jakmile budete zvládat pravidelně a správně zaznamenávat své příjmy a výdaje, můžete postoupit o krok dál a začít je plánovat i do budoucna.
Jak se liší peněžní deník od výkazu cash flow?
Možná si po přečtení tohoto článku kladete otázku, jaký je rozdíl mezi vedením finančního deníku a sestavováním výkazu cash flow. Výkaz cash flow je vaše vlastní tabulka, ve které si povedete přehled o všech příjmech a výdajích tak, jak vám to bude vyhovovat, tedy úplně volnou formou. Jednotlivé příjmy a výdaje si můžete napsat jakkoli, popsat jinak než na fakturách, je to zkrátka pracovní tabulka, ze které vždy na první pohled poznáte, kolik jsou vaše příjmy a kolik výdaje. Toto se hodí především pro menší podnikatele, kteří nemusejí ze zákona vést účetnictví.
Peněžní (finanční) deník je velmi podobný nástroj, který ale vychází z daňové evidence. Pracuje se stejně nazvanými položkami, používá stejné kódy jako daňová evidence – je zkrátka více sofistikovaný, ale poskytuje přitom stejné údaje jako výkaz cash flow. Peněžní deník je vhodnější pro podnikatele, kteří už používají nějaký účetní program, protože ten obvykle nabízí i automatické sestavení peněžního deníku.
Mohlo by vás zajímat:
