Virtuální sídlo firmy: komu se vyplatí a co podnikatelům přináší?
Vaše firemní vizitka se může blýsknout prestižní adresou v centru velkých měst a přesto nemusíte platit obrovský nájem za kanceláře. Jak na to? Zauvažujte nad využitím virtuálního sídla pro vaši firmu.
5 minut čtení
Pokud pro činnost vaší firmy nutně nepotřebujete mít neustále k dispozici kancelář, může pro vás být výhodná možnost využívání virtuálního sídla. Přečtěte si, co si pod tímto pojmem máte představit a v čem si při využívání virtuálního sídla můžete zjednodušit podnikání.
Co je virtuální sídlo firmy?
Virtuální sídlo je užitečná služba, v rámci které její poskytovatel za poplatek pronajímá podnikatelům konkrétní adresu, aby si ji mohli zapsat do obchodního rejstříku jako své oficiální sídlo. Na dané adrese stojí většinou reprezentativní nemovitost, ale podnikatelé přitom pronajímané prostory fyzicky nevyužívají a do kanceláří nechodí. Díky tomu může na adrese jednoho virtuálního sídla figurovat mnoho firem. Zní vám to pochybně? Podle občanského zákoníku i živnostenského zákona je virtuální sídlo naprosto legální služba a nemusíte se kvůli jejímu využívání obávat žádných komplikací nebo pokut.
Službu virtuálního sídla mohou využívat malí živnostníci i velké firmy. Dobře poslouží třeba podnikatelům nebo živnostníkům, kteří mohou pracovat z domova, jako například programátoři, účetní nebo školitelé, ale nechtějí mít zapsané sídlo na domácí adrese. Hodí se také pracovníkům v terénu, například obchodníkům nebo taxikářům. Virtuální sídlo si ale může zřídit jakýkoliv podnikatel – právnická osoba i OSVČ, plátce i neplátce DPH. Typické je především pro začínající firmy.
Virtuální sídlo dokáže ušetřit spoustu peněz, ale nečekaným pohromám zabránit neumí. Neriskujte proto nečekané výdaje a sjednejte si kvalitní podnikatelské pojištění.
Výhody a nevýhody virtuálního sídla
Virtuální sídlo přináší hned několik výhod. Tou hlavní je úspora nákladů na pronájem skutečné kanceláře. Za službu virtuálního sídla totiž zaplatíte průměrně jen několik stovek korun měsíčně. Další atraktivní výhodou je možnost využití prestižní adresy. Svou firmu tak můžete „umístit“ přímo do centra města, což udělá dobrý dojem na klienty.
Virtuální sídla jsou často kancelářské budovy, které nabízejí i reálné kanceláře k pronájmu. Jsou proto plně vybavené a i podnikatelům, kteří mají na jejich adresách pouze virtuální sídlo, obvykle nabízejí možnost po dohodě v budově využívat její vybavení, například zasedací místnosti pro občasné obchodní schůzky nebo další služby.
Virtuální sídla mají ale samozřejmě i svá úskalí. Maximální počet firem na jedné adrese je neomezený, takže jedné adrese mohou mít sídlo stovky až tisíce podnikatelů. To může působit nedůvěryhodně a dojem klientů naopak zkazit.
Povinnosti po zřízení virtuálního sídla
Virtuální sídlo vás neosvobodí od kontrol úřadů. Když třeba finanční úřad usoudí, že jste přesunuli své sídlo pouze účelově, zatímco podnikáte jinde, může takzvaně delegovat místní příslušnost. To znamená, že vás přijde navštívit na kontrolu tam, kde skutečně podnikáte.
Pokud se rozhodnete službu virtuálního sídla využít, nesmíte zapomenout na viditelné označení sídla firmy. Na budovu, v níž máte virtuální sídlo, musíte viditelně vyvěsit název vaší firmy a její identifikační číslo. Bez tohoto označení vám hrozí pokuta až sto tisíc korun. Na žádost živnostenského úřadu budete také muset prokázat oprávnění pro užívání prostor, v nichž máte sídlo. K tomu vám bude stačit písemný souhlas vlastníka nemovitosti.
S poskytovatelem virtuálního sídla si nezapomeňte ujasnit pravidla ohledně přebírání a přeposílání korespondence, která vám bude na adresu virtuálního sídla chodit. Ve schránce se vám občas mohou objevit také obsílky z úřadů, které vyžadují rychlou reakci. Spolehliví poskytovatelé virtuálních sídel zaměstnávají pro tyto účely samostatné recepční, které příchozí poštu firmám buď obratem naskenují, nebo za poplatek přepošlou na jinou adresu.
Jak si zřídit virtuální sídlo?
Poskytovatelů virtuálních sídel na internetu najdete desítky a pro využívání jejich služeb obvykle stačí jen podepsat jednoduchou smlouvu. Při výběru si ale dávejte pečlivý pozor na podmínky poskytování služby. Zajímejte se o to, kolik přesně vás bude služba stát a co všechno máte v ceně.
Někteří poskytovatelé vám také mohou nabídnout nižší cenu, ale budete se jim na oplátku muset „upsat“ na několik let. Každý poskytovatel virtuálního sídla vám také nabídne jiný rozsah služeb. Pokud byste se třeba nedomluvili na přijímání a přeposílání vaší pošty, musíte počítat s dalšími nemalými náklady.
Když budete výběru poskytovatele virtuálního sídla firmy věnovat dostatek času a vyberete dobře, nebudou vás později trápit ani nešvary typu účtování poplatků za zbytečné služby, které rozhodně nevyužijete. Než se pro někoho definitivně rozhodnete, projděte si uživatelská hodnocení poskytovatelů služeb virtuálních sídel na internetu a ideálně zkuste získat také osobní reference od některého z aktivních nájemců.
Mohlo by vás zajímat:
